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试分析我国两种类型档案网站建设的特点及启示
更新时间:2014-12-5

——以河南省档案信息网与《档案界》网站为例

山东大学历史文化学院  夏素华

随着计算机和网络技术的发展,网络已成为公众获取信息资源的重要渠道。档案作为人类社会实践活动的原始记录,其开发利用的方式也由传统的实体化过渡到网络化。档案网站借助互联网信息传递速度快、存储量大、覆盖面广的突出优势逐步被各大档案机构和档案工作者所推崇,从而进一步扩大了档案工作的社会影响力,提高了全社会的档案意识。

一、我国档案网站的分类

20世纪90年代,为适应新的信息形势,推动档案信息化的步伐,我国各级各类档案网站纷纷兴起。笔者通过对全国各个档案网站进行调查,发现在因特网中,我国档案网站主要有国家档案局网站、地方综合性档案局(馆)网站、专业档案馆网站、大学档案馆网站、档案刊物网站、档案专业教育机构网站、个人档案网站等类型。综合分析上述各大网站不难发现,其中大部分档案网站都依托档案机构,有着坚实的档案资源后盾,如国家档案局网站、各级地方档案馆网站、高档档案馆网站等,而仅有一小部分是在缺乏馆藏档案资源的情况下凭借差异化特色在档案网络世界中争有一席之地,如档案刊物、档案专业教育机构网站、个人档案网站等。因此,本文试从这个角度选取河南省两种类型档案网站——《档案界》网站与档案信息网作为研究对象,分析两种档案网站建设各自的特点,从中寻找我国档案网站建设的新途径。

二、两类档案网站的显著特点

1、档案信息网站的特点

档案信息网是档案信息化建设的重要组成部分,是档案部门联系社会的重要窗口,同时也是受众查阅、利用档案信息,了解档案工作的重要渠道,对于促进档案信息资源开发与利用,提高档案事业影响力具有重要作用,其特点主要包括以下几点:

第一,依托丰富的档案资源。河南省档案信息网以省档案馆丰富的馆藏资源作为坚实的后盾,是政府信息公开的门户,受到省政府的大力支持。这种优越的环境必然会为档案信息网站的完善与发展减少诸多阻力。这是其与《档案界》网站的显著不同。

第二,服务对象多为档案行政人员和普通大众。随着政府信息公开的开展,为满足受众的需求,档案信息网逐渐承担起政府信息传播者的职责。分析河南省档案信息网的类目设置,其一级类目设置有四个,分别是政务、资讯、互动和档案文件查阅,其内容多涉及政策法规、政务新闻、档案借阅与查询等,很少有类似于《档案界》网站中档案教育、学界动态、档案期刊等专业性的版块(如图1)。由此可以进一步断定,档案信息网是以档案行政人员和普通民众作为主要服务对象的档案网站。

图1   河南档案信息网类目设置

2、《档案界》网站的特点

《档案界》网站由河南省档案局《档案管理》杂志社于2007年5月1日开通,经过短短几年的时间,已经发展成为档案业界的一枝独秀。目前,档案界网站访问量已达到860多万,尤其是《档案界》论坛汇集了来自全国各地的13000多名会员,发帖累计将近30万,成为档案界的一部传奇,受到了全国各大高校院长、教授的好赞。《档案界》网站的异军突起与其自身具有的与众不同的特色分不开。

第一,理念新颖,思路开阔。《档案界》网站是以《档案管理》杂志为依托建立发展起来的。《档案管理》作为中国档案学颇具影响力的核心期刊,其双月制的发行周期制度已不能满足信息时代广大用户的需求。在这种情况下,杂志社创新思维,充分利用网络平台来打破双月周期的局限,进行无纸化编辑程序,以此来大力宣传档案工作,提高杂志的社会影响力。具体来说,其创新之处有以下几点。一是借助外援,集思广益。在建立之初,杂志社派人到武汉、上海、南京等地高校邀请专家学者共商网站的建设与发展,并把许多高水平的专家学者和技术人员请进网络建设队伍;二是向社会公开聘任版主。档案界论坛开办后,他们向全国招聘论坛版主,一批博士硕士等高学历人员和档案业务骨干聚集论坛,充分发挥自身专业知识和业务技巧,发帖量急剧上升,点击率飙升,为论坛提升了社会影响力。三是开设一线专家在线业务讲座和名家访谈,加强档案理论与实践的交流与互动,这在全国档案类网站是首创的。四是与时俱进,不断更新。在网络技术蓬勃发展的今天,博客、微博等新型交流平台日益涌现,为满足用户的需求,跟上时代的步伐,《档案界》网站及时更新改版,增添了新时代的全新元素,如微博、虚拟资源等类目。正是在这种创新观念的指引下,《档案界》网站才得以脱颖而出,创造出不朽的业绩。

第二,目标定位明确。网站建设首先要解决两个问题:一是目标定位,二是定位是否合理。一个网站不仅要有定位,而且要有一个差异化的定位,这样才能凸显自己的竞争优势,以更少的资源做更多的正确的事。从服务对象来说,《档案界》网站首先是提供服务于档案工作者以及想了解档案知识或者使用档案的社会各界与公民。根据不同的受众群体以及杂志社的自身特点,《档案界》网站确定了其合理的定位,即发展成为档案行业的门户网站,通向档案行业综合性互联网信息资源并提供档案相关服务的网站,打造学术研究和业务交流为特色的信息平台。

第三,内容丰富,百家争鸣。《档案界》网站的异军突起引起河南省委领导的高度重视,省委办公厅专门组织人员进行了深入调研,在《关于省档案局“档案界”网站火爆发展的调研与思考》中这样概括《档案界》网站:“内容丰富、涉猎广泛,成为档案信息交流的‘大超市’;百家争鸣、百花齐放,成为专家学者交流思辨的‘大平台’;畅所欲言、直抒胸臆,成为档案工作者交流沟通的‘大乐园’;图文并茂、见证历史,成为展示河南形象的‘大舞台’”。2011年1月《档案界》网站全新改版,内容更丰富,现有一级类目7个(包括资讯门户、档案社区、文案工具、档案学界、档案文化、档案管理和虚拟资源),二级类目32个(如图2)。尤其是《档案界》论坛,访问量已达860多万,会员13000多名,发帖累计接近30万。网站内容既有文字、图片,又有音像视频素材;网站领域既涉及档案学基础理论又涉及档案工作实践问题,既涵盖档案专业领域,又延伸到相邻的图书情报、文秘等多个专业,成为档案信息交流的“大超市”。2008年7月,他们策划向全国艺术界诚招网站徽标活动,借机大力宣传网站知名度,极大提高了《档案界》的人气和声望。与《档案界》网站同性质的档案知网也于今年开展了“兰台风韵”活动,吸引不少档案、文秘以及图书等专业人员和业务骨干的眼球,这无疑是对档案知网的大力宣传。同时,《档案界》增开了英文论坛,吸引了大批高校师生以及国外网友的浏览发帖,定期更换论坛各板块的版面主,不断吸收各路精英加盟《档案界》论坛,从而营造了一个宽松、自由的沟通与交流的深厚氛围。

图2 《档案界》网站类目设置

第四,管理严格,人心所向。《档案界》网站从建立之初就注重加强管理,倡导树文明新风、发文明言论,在论坛形成了良好的环境氛围。并且为了防止黑客攻击,工作人员积极做好网站备份和准备预防工作,保证了网站系统的无故障运行。同时,在缺乏资金、人员和技术的困难条件下,他们没有退缩,积极寻对策、想办法,经常通宵达旦,保质保量地完成了网站建设任务。

三、两类档案网站存在的弊端

1、档案信息网的弊端

第一,内容不够丰富。档案网站首先要遵循的是“内容永远第一”的原则,信息内容是档案网站建设的核心,内容的好坏直接决定了一个网站建设质量的高低。河南省档案信息网就存在着内容不足的问题,其内容只包括政务、资讯、互动和档案文件查阅四项一级类目,内容比较单薄,档案网站上的信息资源大多是目录级信息,检索系统也很不完善。对开放档案和现行文件的检索方面,大部分档案网站只提供了案卷级和文件级的关键词检索。因此,用户对档案部门及政府信息只能有一个初步的了解与认识。

第二,各自为政,资源分散。我国档案网站建设存在着各自为政、网络档案信息资源分散等现状,各档案网站犹如互联网上的一个个“孤岛”,给档案资源的利用和共享造成了很多障碍。而在美国国家档案与文件署网站中,类目体系完整、结构清晰,内容丰富,各级类目中都有与政府网站、图书馆网站、博物馆网站等相关网站链接的内容。在河南省档案信息网虽然有友情链接这项内容,但也只是流于表面,只不过是提供了一个连接全国档案网站的一个入口,实质上各大网站仍然我行我素、互不干扰,具有很大的独立性。

第三,见面设置呆板,缺乏吸引力。档案网站的首页及整体设计是网站的门面,一个风格迥异、设计独特,充满人文气息、图文并茂、浏览方便的页面必然会对用户产生很大的吸引力。在这一点上,我国的档案信息网站与国外存在着很大的差距。我国大部分省级档案信息网站首页大都设计单调,色彩暗淡、肃穆压抑,带有很大的政治气息。并且缺乏创新技术,文字和图片只是进行简单的堆砌,这就极大了影响了用户利用档案信息的积极性。

2、《档案界》网站的弊端

第一,信息资源不够全面。《档案界》网站虽然在资源建设方面取得了不小成绩,设立了资讯门户、档案社区、文案工具、档案学界、档案文化、档案管理以及虚拟资源等栏目,但在整体上仍存在着信息资源不够全面的问题。如网站着重服务于档案业务人员、档案研究人员和高校学生,而忽视了档案行政人员和普通公众的信息需求。

第二,缺少相应的网站地图与导航系统。这是两类档案网站普遍具有的缺陷。网站对于用户要有一定的帮助和引导,应该设有网站地图、使用指南、导航等帮助信息,当用户在网站上找不到自己所需要的信息时,可以将网站地图作为一种补救措施,为网站访问者指明查找的方向。

第三,信息检索系统不完善。在《档案界》网站上并未提供“检索说明”或“帮助”等,也没有提供在国外网站上经常出现在搜索框旁边受欢迎的检索范例。另外,网站也缺少纠错功能,缺乏相应的信息反馈,这就在一定程度上降低了信息检索的效率。

四、对我国档案网站建设的启发

通过对河南省档案信息网与《档案界》网站两种类型档案网站特点及弊端的阐述,我们可以从中总结出我国档案网站建设的不足,从而为建设更加合理、高效的档案网站提出更加完善的政策与策略。具体来说,我们应做到以下几点:

第一,转变观念,解放思想。目前我国党政机关所属的档案网站大多面临着着内容不丰富、点击访问率低、话语权弱的窘境,没有发挥应有的作用。对此,档案局领导和网站创办人员应该敏锐认识到互联网所蕴含的巨大力量,不断解放思想,运用社会资源办网站,运用档案馆丰富的馆藏史料来提高网站的容量和可读性,通过市场动作提高网站的市场化和社会化水平,在解放思想中开辟发展的新道路。《档案界》网站的成功创办充分说明,只要思想解放、勇于创新,党政机关档案网站也一样能迅速发展起来,发挥其应有的作用。

第二,加强资源建设,丰富网站内容。丰富而多样化的内容是衡量一个网站具有竞争力的关键性要素。网站的资源建设要有一个总的原则,即以用户为中心,满足用户的需求,应保证分类的合理性和层次的丰富性,同时还要保证标志的准确性和一致性。要下大力气加快各级各类档案馆的档案数字化进程,丰富在线档案资源数据库,将已经开放的档案馆藏资源及时通过互联网向用户传递。通过档案信息产品的开发来加强信息资源的针对性,如开发档案目录、原文、编研成果三个级别的信息来满足不同用户不同层次的利用需求。此外,还可充分利用网络多媒体的特性和优势,通过文本、音频、视频、动画、图画等表现方法,并配以通俗易懂的语言表达形式,增加网站对用户的吸引力。

第四,加强对档案网站的宣传力度。在大部分普通民众的意识领域里,档案网站可以说是一片空白,很多人根本没听说过档案网站这一事物,更不用说是去利用它。如何扫除这一类人群的档案盲区是目前档案网站面临的一大难题。在这一问题上,笔者认为应该加强档案网站的宣传力度,例如在相关杂志期刊上刊登有关档案网站的条目,或者在受众面广的网络平台(如校内网、豆瓣网等)上制作相应的友情链接,让更多的人对档案网站有所了解。

第五,增强检索功能。与国外发达国家相比,我国档案网站的检索功能相对落后,大多数档案网站只能提供简单的静态html页面,不具备目录检索功能。虽然省市一级的档案网站和高校档案网站设置了检索功能,当也只能做到目录式检索而无法进行全文检索。因此,笔者认为我国的档案网站应该丰富检索工具的种类,增强检索工具的易用性,提高检索条件的相关度,设置相应的检索纠错功能。不仅要提供丰富的站内检索功能,还应该充分利用站外资源,加强与其他网站的友情链接,特别是国外先进档案网站的链接。同时,以《档案界》网站为代表的档案网站,可以充分有效利用作者原创信息资源,对投稿文章中有价值的部分进行分类,并提供检索。此外,为了提高检索的效率,网站还可设置网站导航、网站地图等帮助信息,方便用户更好地利用档案资源。

参考文献:

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