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建设档案强国的10件事
作者:《中国档案报》  更新时间:2014-12-5

新中国成立后,国家档案事业发展很快,在近半个世纪的时间里,建成了由档案行政管理、档案室、档案馆、档案教育、档案科研、档案宣传与出版、档案学术理论研究和档案外事组成的国家档案事业体系。这个体系的8个方面互相联系,互为支撑,形成整体优势,并自我“造血”,促成国家档案事业可持续发展,对国家各项事业建设和满足社会各方需求,起到了独到的作用,在国际档案界产生了很好的影响。

建设档案强国是一件具有重要现实意义和深远历史意义的大事,还有许多工作要做。

要以科学发展观为指导,解放思想,改革开放;遵循档案工作的基本原则和规律,依据档案法规,认真总结过去的经验教训;借鉴吸纳外国的先进学术思想和技术经验,调动多个积极因素;从现实的情况出发,从急需做又能够做的事情入手。

一是坚持完善归档制度,确保档案文件材料收集齐全完整。现在有一种现象,一些机关单位,该归档的文件材料,长期不归档,档案部门要用,都要花钱去求;或者不立卷;或者由档案部门越俎代庖,立卷归档,这都是不正常的。《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法规都有明文规定:“全面推行文书处理部门立卷,以建立统一的归档制度”“应该立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得据为己有或者拒绝归档。”这样一些规定,明确了立卷归档的必要性,文书部门与档案部门的关系,突出了档案与图书、情报资料等其他文献来源的根本区别,更能从源头上保障归档文件材料的完整齐全。这是档案工作的第一件大事,关系到存史和今后档案材料的长远利用。

二是启动收集散失历史档案工程(简称“收失工程”),统筹组织,填补空白。我国有4000多年的文明史,可是收藏在国家档案馆的较为完整齐全的档案仅始于清代,距今不到400年。3000多年的历史档案由于种种原因被损毁、散失了。1900年王圆箓发现的敦煌莫高窟庋藏的涉及晋至宋几个朝代(公元4-11世纪)社会政治、经济、宗教、文学、艺术等内容的5万余卷古籍经卷、文书、绘画等,先后被俄国人勃奥鲁切夫、英国人斯坦因、法国人伯希和、日本人吉川小一郎等攫取五分之四。大量历史档案的散失,造成了历史的断代和诸多历史问题无法证实。启动“收失工程”,找回失去的历史,势在必行。夏、商、周没有确切的年代标识,一些外国人不承认我国悠久的历史。国家在“九五”期间启动过“断代工程”。有这样的先例,有相关国际公约的依据,有档案人的共同使命,有现代手段,这一工程是能够成功的。一些省、市档案部门已经这么做了,而且很有收获。

这项工程实行全国统筹组织,所有到国外到国内社会组织、民间个人家中或地摊上去收购的收集档案团组都负有收集全国散失档案的任务。“出去一把抓,回来再分家”,只要是有价值的历史档案,不论涉及何地、何人、何事都要收集过来,然后按既定的办法分配归属,承担负担。这比单枪匹马各自为战地去收,能够获得事半功倍的效果。

每收到一件散失的历史档案,就能填补一项空白。功在当代,利在千秋。当代档案人应该义不容辞地承担起这份历史的责任。

三是发展档案馆,藏档于民。发展档案馆,档案馆多元化是一种趋势。法国在资产阶级革命爆发前的1770年全国就有1万多个档案馆,仅巴黎就有400多个,现在各色各样的档案馆,国王档案馆、政府档案馆、学校档案馆、教会档案馆、城堡档案馆、私人档案馆等等,遍布全国。相比之下,我国这么大,现在才4000多个档案馆,而且主要是县以上的党政档案馆(即综合档案馆)。当前最需要的是把乡镇档案馆建起来。乡镇是一级政权机构,党政财文、工农学商齐全,下面有几个到十几个村,几千到几万人,需要建立一个档案材料保管基地和利用中心,为农村、农业和农民服务。

档案馆不在于面积有多大,而在于实用,能发挥收藏、保管档案和提供利用的功能。现在一些村、一些个人都自发地建起档案馆。各色各样的档案馆多了,全国馆藏档案将大大增加,社会各方面和广大民众利用档案也就方便多了。这是关系到国家政治、经济、文化建设和公民权益的一件大事。

四是在档案管理现代化进程中,注意坚守全宗原则和保护档案原件、原始性。全宗原则或来源原则是档案管理的基本法则。它的提出使档案最终同世间万物,尤其是同相近的图书、情报资料等其他文献相区别,并形成了与众不同的工作、事业和学科。坚持这个原则,就能遵循文件自然形成规律、保持文件之间的自然联系,便于保管和提供利用。无论物理概念上的档案收集、整理、鉴定、利用或现代逻辑概念上的文件组合都不可离开“全宗”“来源”这个总的指导原则。

为了保持档案文件的原始性和法律效力,按照《电子公文归档管理暂行办法》,可建立虚拟档案室,电子公文首先在虚拟档案室归档。

现在档案文件数字化进展很快,并出现缩微被忽略的情况。而解决数字文件档案的长期储存问题,只有靠缩微。缩微胶片影像具有数字影像无法比拟的3种属性:一是真实性。缩微胶片影像真实,直观地呈现原文的形象和内容,而且不可更改,任何更改都会被察觉,而数字影像很容易不留痕迹地被篡改。二是持久性。聚酯片基的缩微胶片的预期寿命为500年,而实验结果超过了1500年。三是模拟性,利用方便。只要有足够倍率的放大镜便可以阅读缩微影像。而数字影像必须借助于适当的软硬件条件,且数字技术软件一直在不断变化。为了长久储存,必须将电子文件输出到缩微胶片上。

档案文件数字化,主要为了便于利用;缩微摄像主要为了保存。两者并用,才可兼得。

五是搞好档案专业技术职务评聘工作,提高队伍素质。1981年1月30日,国务院批转了《图书、档案、资料专业干部业务职称暂行规定》,还规定了档案业务职称——研究馆员、副研究馆员、馆员、助理馆员、管理员与教授、副教授、讲师、助教、技术员相对应,待遇一视同仁。这是有史以来,政府认定档案人员地位,提高档案干部队伍素质的第一个法规和举措。20多年来,在全国档案战线开展了“以学识水平、业务能力和工作成就为主要依据”的职称评定工作,岗位责任职称与工资挂钩,大大提高了广大档案干部学习知识,钻研业务,努力工作的积极性。今后,要严格把关,注重水平和实绩,精心评选,杜绝弄虚作假和滥评滥聘,使职称评聘真正成为引导人们潜心科研、努力工作的手段。

六是切实做好档案局馆领导干部“入门”培训工作。各级档案局馆频繁更换领导干部,而且大部分是从行政管理部门或别的部门来的。他们有领导、组织工作才能和经验,但缺乏档案专业知识。档案工作是一项专业性较强的工作。档案馆是管理档案的文化事业机构,管理对象主要是档案,不能用行政手段管理,即使是档案行政管理也有别于其他行政管理。什么是档案,它的基本属性;什么是全宗、来源原则;什么是档案工作的基本规律;为什么要遵循这些原则和规律;党和政府制定的档案工作一系列法规,尤其是《档案法》;档案工作的发展历史、现状和发展趋势等,都应该让他们知道。他们是局馆领导,有权发号施令。如果他们对档案一点不懂,或懂得太少,难免好心办错事,办一些不应该办的事,其后果难以预料,甚至贻误后世。所以抓好他们的“入门”培训十分必要,也是他们自身的要求。中央一些部委早就在这么做了,档案部门也做了一些,但还应该进一步做实做好。要有专门的教材,物色好教员,时间1个月左右,或更长一些,使他们尽快进入角色,成为内行和专家。

七是做好开放档案的工作,更多更好地提供档案为社会各方面利用。这些年,开放档案的工作不断取得进展。但一些档案馆门开得不大,门槛仍然很高,使大量可以开放的档案锁在馆中。这不但浪费了档案资源,影响了历史研究和一些工作的进展,而且使一些机关单位和个人利用档案的权利难以实现。

档案馆是文化事业机构,档案工作的一个根本目的是为了使档案被利用。只有让更多的人感受到档案对自己有用时,档案工作才会有更加广泛牢固的群众基础,才会更快更好地发展。当前急需做的一是充分认识开放档案的重大意义,切实贯彻执行开放档案的规定;二是国家档案行政管理部门制定出权威的操作性强的开放档案工作细则、规定之类文件,指导、规范档案开放工作;三是做好档案整理、复制、鉴定等工作,尤其是鉴定工作,不能停留在口头上,要有强制性的计划安排。组织力量,分期分批地向前推进,定时定质定量地完成任务,尽快划分出可开放和暂时不能开放的档案,让更多的人拿着身份证或有关证件就可以去档案馆参观、利用档案,让更多的人从档案中受益。

八是调动多个积极因素,更多地发挥档案群众学术团体——中国档案学会、中国老教授协会档案与文秘专业委员会的作用。这两个组织在组织学术讨论,办培训班,举办有历史意义的人物、事件纪念活动等,正在发挥作用。他们还有能力做更多的事情。比如分割在海峡两岸的历史档案整合问题。政府部门不便出面,中国档案学会可以做工作。他们同台湾中华资讯暨微缩管理学会已经有了20多年的学术交流和友好互访活动,为档案整合营造了良好氛围。富春山居图已经合璧,为档案整合提供了成功的先例。海峡两岸历史档案的整合,利国利民,符合历史潮流,双方都有这种愿望。只要把这件事情提上议事日程,努力工作,有有关方面的重视、支持,是可能实现的。

中国老教授协会档案与文秘专业委员会,绝大部分成员是离退休的教授、专家。他们几十年工作在档案战线,有较为丰富的经验和学识。有的身体还好,可以做一些事情。如接受咨询,就档案工作政策、决策提出意见,叙述亲历亲见亲闻的档案事业发展情况或参与其研究等。他们的经验、知识是心血、汗水和时间换来的,有时候几句话或许就能起到别人起不到的作用。关键是如何发挥他们的作用。

九是加紧造就外语好的档案专家和称得上档案专家的外语人才,加强同国际档案界的合作与交流,取得更多的话语权。我国自从加入国际档案理事会,成功举办第十三届国际档案大会,成为国际档案理事会主席国,同国际档案界的合作与交流进入到一个新的历史阶段,话语权也逐步多了起来。第十四届国际档案大会提出了国际档案理事会改革事项,其主席不再由大会举办国出任,而是从档案学者、专家,国际语言水平高,有驾驭国际档案事务能力的人员中选举产生。第十五届国际档案理事会主席就是选举产生的。

这一改革说明,参与国际档案事务的人员必须具有很好的外语水平和档案专业水平。这是工作条件。我国档案战线懂外语的人员,1995年普查,具有四级英语水平以上的人员仅占1.7%,能翻译的人员屈指可数。这些年队伍结构虽有改善,但仍没有改变“外语好的不是档案专家,是档案专家的外语水平不高”的状况。我国在国际档案理事会下属机构任职的人员从1996年的十几人下降到现在的几个人。不是国际档案理事会排斥我们,他们欢迎我们去,而是我们派不出合适的人选。也因此,一些外国档案文献和档案学者的专著翻译不过来,我国一些档案学术著作,甚至一些优秀论文也无法翻译出去。组团出访,也只能靠翻译传语。这样,我们怎么能真正地了解、研究外国,借鉴人家的先进学术思想和经验做法呢?外国怎么能更多地了解我国档案工作的现状、历史和学术思想呢?因此,采取引进、代培等方法培养外语人才,尤其是外语水平高的档案专家,成为加强同国际档案界合作与交流的当务之急,也是建设档案强国的当务之急。

十是巩固和完善国家档案事业体系。国家档案事业体系是建设档案强国的组织保障和工作机制,来之不易。如果从档案形成时算起,它经历了档案——档案工作——档案事业几个阶段;经历了奴隶社会——封建社会——半殖民地半封建社会几个历史时期,最后在新中国形成。它也可以说是一个国家建设、发展档案事业的一种模式,具有普遍意义。在建设档案强国过程中,只能巩固、完善它,更好地发挥它的作用。如果有损,必然产生“木桶效应”。(作者:国家档案局原副局长 刘国能 原载于《中国档案报》2012年9月3日总第2353期第一版)


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