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论灾害预防与档案保护
作者:陕县档案局 李仙鹏  更新时间:2013-9-25

  档案是人类社会和自然社会进步的历史写照,是非常宝贵的资产。如何做好档案保护工作,是摆在我们各级档案工作者面前非常紧迫的重要课题之一。
  一、档案灾害的类型
  灾害一般分为自然灾害、人为灾害和可预见灾害三种,没有预警特征的不期而至的“自然灾害”(如地震、台风、火山爆发、洪水)、“人为灾害“(如纵火、战争及恐怖活动、电力中断、化学物质泄漏)以及可预见灾害(如昆虫及啮齿动物破坏、霉菌和湿气侵袭、天花板及管道漏水)等都有可能对档案文献资料资料造成部分损害或永久性无法弥补的破坏,从古至今有许多文献被毁的历史事件。清代的八国联军火烧圆明园,不仅使园内建筑毁于一旦,且园内文物被抢、砸、烧殆尽。1976年唐山大地震摧毁了包括唐山市档案馆在内的几乎所有的城市建筑设施。2004年印度洋海啸给印度尼西亚受灾地区的各类档案和文件保管机构带来了巨大损失,班达亚齐省档案馆失去了其80%的照片档案,Sekretairs  Wilayah省政府办公厅损失了160箱文件,Ace文献信息中心失去了全部文件;2004年9月发生在德国魏玛Anna Amalia图书馆的大火及其灾难性的后果使公众更加关注濒危的图书和档案资料。由此可见,灾难预防和安全对于保护和保存档案文献资料至关重要。通常而言,对灾害早期的预防比起灾后的重建将会更加富有成效。
  二、制定防灾计划,将灾难损失降到最低限度。
  任何一种灾难在任何时间都有可能袭击一个机构,但是如果采取灾难预防措施,损失将最大程度的减少或者可以避免。因此在灾害发生前,制定防灾计划是一项未雨绸缪的极其重要的工作,有助于决策机构快速有效地应对紧急情况,最大限度地减少灾害对员工造成的危险以及对文献和建筑的损坏。该计划应该包括(一)灾难袭击时的应对步骤,(二)灾难抢救人员的地址、名字和电话号码,(三)需要的辅助设备、供给。计划应该写得简单明了,使可能卷入灾难的人都能看懂。如果相关工作人员对应对方法不熟悉,将浪费许多宝贵的时间。列表和规划应该及时更新,规划应该分发给每一个灾难预防人员及负责恢复工作的人员。多份规划应该分别放在储藏资料的建筑物的里里外外。规划应该让员工经常复习,最少一年一次。灾难预防的必要性已经得到国际图书馆联盟和联合国教科文组织等国际机构的认可,后者甚至还提出了这样的防灾要求,即“做好预防各种灾难的准备,各机构间应该本着区域合作的态度相互沟通、磋商防灾方面的信息和经验”。1997年,国际档案理事会灾害预防委员会制定出版了《档案馆灾害预防指南》,旨在教育人们在面临各种各样的自然或人为灾害时如何最大限度地减少防灾操作的紊乱性及灾难可能造成的经济损失;如何对全体员工进行“潜在危险评估、制定防灾措施、临灾急救与应对、灾后快速平稳地进行文献的修复等”技能培训。我国香港特别行政区政府制定了《极重要档案保护手册》,并将这些工作作为政府机构档案馆(室)的日常事务加以执行。上海市档案馆李军先生对于建立极重要档案的保护制度的必要性和具体内容亦进行了详细探讨(《上海档案》2002年第2期)。2005年9月14日至17日,国际档案理事会东亚地区分会第七次会议暨“极重要档案的管理与灾害预防”国际研讨会在乌鲁木齐召开,来自中国、日本、韩国、蒙古、马来西亚、哈萨克斯坦、加拿大和香港、澳门等国家和地区的80多名代表参加了会议,并就极重要档案的管理与灾害预防问题进行了深入探讨和广泛交流。
  三、最普遍影响档案馆的不安全因素是火灾、水灾、偷窃及恶意损坏、电子文档信息的智能安全的不确定性(如电脑病毒、黑客侵入、机械及电子器件故障等)。(一)对于文献资料来说,由于火灾极高的速度和极强的破坏力,被认为是最具有威胁的不安全因素之一。火灾造成的损失可能比水灾要严重得多,大多数情况下,火灾中的纸张文献都不可再用。火灾容易在图书馆和档案馆中引发,因为其中有数不尽的易燃物质,如书籍、档案、手稿、录影带、室内涂层、壁橱、室内陈设品等。档案馆内的供电系统、取暖设备、空调、办公室电器、吸烟、老鼠(可以破坏电线而引发火灾)等都是可能引起火灾的潜在因素。因此,对潜在火灾建立早期检测或预警机制对于防止火灾的发生就显得尤为重要。就这点而言,档案馆的各个部位应当配备火灾感应器和报警系统,并直接连接到当地的火灾处理部门。国际档案理事会推荐烟感应器(主要有离子型、光电型和红外型三种感应器)而不是热感应器,因为烟感应器可以检测到低热状态下的无烟燃烧。当类似无烟燃烧发生时,它可以发出警报而避免由于火太大而变得无法控制。所有的感应器和报警器应该按照说明书上的要求而做常规检测和维修。现有很多种灭火装置,如二氧化碳灭火系统、干式喷水灭火系统、湿式喷水灭火系统、喷雾和细水雾灭火系统。在大多数火灾中,水灭火最有效。但考虑到水对档案资料的破坏比较严重,除非万不得已,不要直接使用消防队员使用的管道喷水系统灭火,以防止灭火之后又被水淹。
  (二)除了火灾外,由于天花板、排水管、水管、空调设备的漏水,洪水、及海啸等引发的水灾对于档案资料的毁损亦不容乐观。因此,档案馆(室)的建筑应尽量建在免受洪水威胁的地点,同时安装水感应报警器以确保快速检测到水的侵害。避免下水道和水管穿过档案保管或贮藏室。天花板、檐槽和排水管应当时常检查、清洁,以避免堵塞。在档案馆旁不应该种植大树,因为它们的叶子会堵塞檐槽和排水管而导致水泄露。它们的根也会破坏排水系统而导致排水管泄漏。
  (三)预防盗窃和恶意损坏对保护档案馆中珍贵的资料亦很重要。通常最好的预防是在馆室周围及内部建立24小时监控警报设施(监视器应该可以看到馆室周围及内部任何地区任何人的出入情况)和与当地警方联网的网上动态监测系统。在工作时间,工作人员和用户最好只有一个入口和出口。如果条件允许,出口处应一直配备工作人员。在档案室,来访人员只允许带笔和纸进入阅览室,如需进入储藏区域,则必须由工作人员陪伴进入。此外,档案馆安全经常被忽略的是极少数职员的偷窃行为。职员偷窃可以导致相当数量的文献资料丢失,因此如何严格挑选、录用新职员和加强对职员的职业道德教育就成为档案馆人力资源部门应深思的问题。
  (四)在信息时代,网络攻击(电脑病毒和黑客侵入)、系统故障和自然灾害常常导致电子信息体系运转不畅,由此带来电子档案系统的高风险性,使信息保障的难度增加。尽管如此,紧急预防的潜规则大体是一样的。同纸张环境一样,对要保护的电子档案,同样需要提前进行风险评估和灾难规划。档案馆不应试图发明新的管理概念和原则来分别处理电子文献及虚拟存储文献。灾难规划的细节应讲明各种介质文献在保护和修复方面所面临的不同挑战。我国在《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中明确规定,“归档电子档案文件(在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用CAD技术形成的电子文件及其支持软件)至少一式两套,一套供查阅利用,一套封存保管,必要时复制第三套异地保存。”美国政府出于对公共部门信息安全的考虑提出了一系列建议,值得我国档案馆(室)系统在制定防止人为和自然灾害对于电子档案的破坏作用措施时借鉴。其主要内容是: 1、建立一个相关人员都参与的IT管理结构,即设计一个涉及所有风险承担者的IT管理结构,该结构应该包括企业级安全管理,应能在政策上做出应急反应; 2、实现企业安全计划目标,包括对成功以及最佳处理方法进行评估,确保所有部门资源共享; 3、开发安全度量标准,以准确测定有害入侵; 4、配置安全技术; 5、开发地区安全入口; 6、建立州际安全信息共享和分析中心。
  四、提前做好预防措施。任何地方的档案机构都可能面临各种难以预测的自然灾害和人为灾害的侵蚀和破坏,一旦由于自然灾害而导致的档案损坏或者完全摧毁,其巨大损失是无法弥补的,并不像经济损失那样,可以再次挽回。 所以提前做好预防措施要比损失后再弥补更有利。
  (一)、有意识的做好自然灾害应急处置机制的工作,保障档案的安全各级档案部门应对档案馆室自然灾害应急处置进行预案管理,使各种自然灾害对档案所造成的损失降到最低,保证灾害应急处置制度。应包含预案范围的规划、工作职责、组织领导、应急前期工作、应急中的响应、救助等。有关于火灾地震、洪涝的预防等相关常识,是每个档案工作人员的基本要求,每年档案部门都应对档案工作人员在有关于火灾地震洪涝的预防等方面的预防进行演练。做好了应急预防措施,对档案工作人员不断进行演练,发生灾难时,才能从容应对所发生的灾难,努力对档案做好抢救工作并保证自身的安全。
  (二)、对档案馆防灾能力进行加固,尽力将灾害对档案馆的灾害降到最低对于保障档案安全的第一道屏障就是对档案馆建筑本身的安全有一定的保障。选好档案馆的地理位置是档案馆管理工作的首选因素;其次要考虑的就是建筑本身问题:务必按照《档案馆建筑设计规范》和《建筑抗震设计规范》进行设计; 提高档案馆建筑本身的防灾能力,防止或减少灾害对档案馆的损毁。
  (三)是全面提升档案工作人员的档案安全防范意识,档案部门应组织工作人员定期进行针对性训练;
  (四)是加强档案数字化工作及电子档案异地备份工作。
  近两年来我们经历了汶川、玉树两次特大地震等众多的磨难,在这种时候,我们更加要树立"多难兴邦"的百倍信心。高度重视自然灾害的防范与应对,根据党和国家关于自然灾害应对工作的总体要求,结合档案部门的实际情况,居安思危,未雨绸缪,加强管理,积极应对可能发生的各种自然灾害,增强档案部门抵御风险的能力,努力造就保障档案安全的“诺亚方舟”,最大限度维护国家档案资产安全。

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