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档案管理中的“元数据”
来源:宜都市档案局  更新时间:2012-12-6

  一、元数据的定义

  根据《电子文件归档与管理规范》这一国家标准,电子文件的元数据Metadata被定义为:“描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理软件和图形处理软件、字符集等数据。”因此,元数据实际上就是对档案管理数据进行著录而得到的著录信息,这些著录信息专门用于电子文件的管理,以保证电子文件的真实性、可靠性,元数据就是为了提高电子文件的凭证性而提出来的。

  二、档案馆元数据的构成

  我国《电子文件归档与管理规范》规定描述一个元数据一般由以下常规描述符来说明:名称、定义、约束、条件、最大表征数、数据类型、最大长度、字符集、语言和备注。其中名称、定义、约束和数据类型是确定一项元数据的必选项。并规定了标识类、定义类、关系类、表示类和管理类等5种元数据属性。

  元数据模板包括五个模块:载体、文件类型的外部元素、文件类型的内部元素、标注、背景环境。其具体内容是:

  1、载体:载体的识别、特征、为接收信息所作的准备、存取类型及载体的存贮密度与容量等。

  2、文件类型的外部元素:人们的惯用语言、显现特征、专门符号、印记等。

  3、文件类型的内部元素:责任者的名称、来源的名称、按年月顺序排列的日期、文件形成的所在地的地名、收件者的姓名、被抄送者的姓名、活动(事务)的表达、活动(事务)的描述、执笔者的姓名、独立证明、署名的资格证明等。

  4、标注:办文过程、处理、文件管理中所作的附注。

  5、背景环境:包括法律行政管理、来源方、活动过程、文件、技术方面的背景环境。

  三、元数据的种类

  元数据划分为以下几种:

  一是档案信息内容元数据,这种元数据主要是将组成各类档案的信息内容及其结构进行标记;

  二是档案作品与对象元数据,这种元数据是对各种载体形态下的档案,甚至是物理对象的特征进行描述;

  三是档案资源集合元数据,这种元数据是对档案或组成档案信息资源集合及其管理组织和知识组织体系进行描述;

  四是档案管理与服务机制元数据,这种元数据是对档案信息资源使用与管理中的资源评价、使用控制、权限管理、长期存取等方面的政策和控制机制进行描述;

  五是档案信息管理过程与系统元数据,这种元数据是对档案信息服务过程和档案信息系统的运行模式、工作流程、模块调用、系统控制等进行描述;

  六是档案宏元数据,这种元数据是指对描述档案元数据本身标记语言、格式语言、套用、复用共享机制、转换机制等进行描述。

  数字档案馆的这六种元数据构成了档案元数据体系。

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