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档案馆基础数据清查工作须把好“五关”
作者:胡 晶  来源:中国档案报  更新时间:2019/7/19

    档案基础数据的真实性是衡量档案工作认知、业务水平的一把尺子。档案基础数据清查工作的力度,取决于认识的深度。目前,各地档案馆基础数据清查工作(以下简称清查工作)成为全面加强作风建设、弘扬求真务实良好风气的一项重要工作内容。笔者认为,做好清查工作须把好“五关”,即政治关、细节关、业务关、整改关和常态关。

    严守底线,把好政治关。近年来,由于各种因素造成了档案馆档案数据不清等现象。档案部门要秉承“真实是档案的生命、真实是档案工作的底线”的宗旨,把清查工作作为一项严肃的政治任务来完成,作为一次全面检验工作能力、学习掌握档案馆基础业务的机会,做到以查促改、以查促建、以查促效。档案部门要组建专班,选配政治可靠、业务能力强的人员,采取以年长带年轻、以强带弱的组队方式,将手工统计与计算机操作相结合;科学制定实施方案,分步骤列出完成时限,细化到每日工作量;拟定各门类清查台账,台账要具有可操作性、实用性和全面性;每个环节有工作日志、有情况登记、有进度管理,每个全宗有责任人。

    摸清家底,把好细节关。深入库房对文书、专业、科技、会计、声像等馆藏档案进行清查核对,彻底地摸清家底是清查工作最基础的环节。一是反复核实。馆藏全宗实体档案清点后对应的结果数字,必须与档案实体、档案目录和系统数据库达到“三对应”。第一轮清查工作结束后,要重点针对与原统计数据有误差的全宗进行再次核对,找出问题症结。二是详细登记保管状态。清点过程中发现实体档案存在破损等问题时,要如实登记,为后期整改提供翔实依据。三是对档案缺号、空号卷要重点核查。档案人员需调取当时移交凭据,或与全宗移交单位档案员沟通核实,或查找档案借阅登记记录等,多方分析问题,查找原因,同时在档案缺号、空号位置存放代卷卡,并写明原因,这些工作都需要档案工作者有一查到底的决心和耐心。

    紧扣标准,把好业务关。在实体档案方面,各地档案统计口径、计量标准等各不相同;在数字化扫描方面,随着档案数字化工作的深入开展,各地档案数字化率的计算口径也在不断变化,出现数字化率与实际不符等现象,这些都成为清查工作中难度较大的环节。因此,清查工作要做到一把尺子量到底,严格执行上级业务部门关于统计口径、计量标准的规范,坚决把档案原件与复制件的关系、国家重点档案的界定、各门类档案计量标准认定、馆藏档案数字化率的计算等问题统一到一个标准上来;加强全体档案人员业务标准知识的学习,达到上行下效、上下一致。

    直面问题,把好整改关。清查工作不仅是一次简单的数据清查,更是对每年档案业务指导、档案移交接收、档案统计、档案数字化等各项工作的一次全面检验。档案馆要对照问题清单,先易后难,全面开展整改工作。在整改工作中,要尽量维持档案原貌,实事求是,不能随意破坏档案的原始属性;实体档案整理方法与统计口径要一致;库房档案要做到分类科学、上架有序、标签完整、存放明晰。

    夯实基础,把好常态关。清查工作查的是家底,改的是问题,管的是常态,只有在工作中不断发现问题,及时总结经验,才能使档案基础业务工作更扎实,才能有效解决档案工作认识缺位的问题。一是要从源头上抓,加强对机关档案业务人员的培训,强化指导监督,用好档案达标创建和档案执法检查等有力抓手,提高档案馆基础业务水平。二是要从外围管控,加强档案外包服务公司的监管、登记、培训和指导工作。三是要规范移交环节。档案馆要进一步规范实体档案和电子档案移交接收的流程,严格对进馆档案整理质量进行把关,对档案逐卷逐份进行清点,对电子条目和原文逐条逐份进行审核;按照“以质量为上而不是以数量为上”的原则,杜绝不规范档案进入馆内;实行档案进馆验收责任追究制,谁接收谁负责。四是培养一专多能的复合型人才。档案工作专业性强,各地既要培养有管理实体档案经验的人才,又要培养具有较高档案信息化管理水平的复合型人才。

    原载于《中国档案报》2019年1月21日 总第3326期 第三版


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